❤ หลักการบริหารงานในองค์กร ❤

💢การบริหารงาน

การดำเนินงานเพื่อบรรลุจุดมุ่งหมายหรือวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้โดยอาศัยทรัพยากรหรือปัจจัยต่างๆ ที่จำเป็นต่อบริหารเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสุงสุดการบริหารและการพัฒนาองค์การถือเป็นศิลปะอย่างหนึ่งในการดำเนินงานให้เป็นผลสำเร็จกล่าวคือผู้บริหารไม่ใช่เป็นผู้ลงมือปฏิบัติแต่จะเป็นผู้ใช้ศิลปะในการทำให้ผู้ปฏิบัติทำงานจนสำเร็จตามจุดมุ่งหมายตามที่ผู้บริหารตั้งใจผู้บริหารยุคปัจจุบันต้องเผชิญกับสถานการณ์ที่หลากหลายท้าทายและเปลี่ยนแปลงไปจากเดิมมากจะต้องทำงานโดยมุ่งเน้นแก้ปัญหาที่ซับซ้อนตลอดเวลาต้องเผชิญกับการแข่งขันต้องปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับต่างๆนับวันงานบริหารจะยิ่งยุ่งยากมากขึ้นอันเนื่องมาจากสถานการณ์ที่เกิดขึ้นโดยไม่คาดคิดภาวะวิกฤติทางด้านเศรษฐกิจ สังคม การเมือง และเทคโนโลยีใหม่ๆ ที่เกิดขึ้นลักษณะงานบริหารจึงไม่แน่นอนเสี่ยงกับสภาวการณ์ที่เปลี่ยนแปลงและความหลากหลายต่างๆ แต่ในขณะเดียวกันเมื่อเกิดภาวะที่ท้าทาย เหล่านี้ผู้บริหารก็ควรแสวงหาโอกาสและสร้างความได้เปรียบให้เกิดแก่องค์การ (เปลี่ยนวิกฤติให้เป็นโอกาส) โดยการมุ่งเน้นพัฒนาองค์การในรูปแบบต่างๆ อย่างเป็นระบบ โดยไม่คำนึงถึงตัวบุคคลแต่ให้พิจารณาที่ผลงานเป็นหลัก

💢ลักษณะสำคัญของการพัฒนาองค์การการ

พัฒนาองค์การจะมีลักษณะต่างๆ หลายประการ ซึ่งผู้บริหารระดับสูงและทีมที่ปรึกษาจะต้องพิจารณาควบคู่กันไป เช่น การพัฒนาจะมุ่งเน้นไปที่วัฒนธรรมขององค์การ (Organization Cultural), ค่านิยม (Value) และทัศนคติของบุคคลภายในองค์การ โดยการพัฒนาจะต้องกระทำเป็นระบบ เช่น ระบบโครงสร้างใหม่ ซึ่งจำเป็นจะต้องกระทำอย่างต่อเนื่องมีการสอดแทรกข้อคิด(Intervention) เพื่อทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงการพัฒนาจะต้องเริ่มที่ผู้บริหารระดับสูงสุดและคณะกรรมการบริหารจะต้องให้ความร่วมมือในการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นเพื่อวัดประสิทธิภาพที่ได้จากการพัฒนาองค์การการพัฒนาองค์การจะต้องใช้เทคนิคและเทคโนโลยีใหม่ๆเพื่อพัฒนาความสามารถของบุคคล และมุ่งขจัดความขัดแย้งในองค์การ 

💢การพัฒนาองค์การอย่างเป็นระบบ

ควรมีการสร้างแผนแม่แบบในการเปลี่ยนแปลง จะต้องมีการประเมินสถานการณ์ขององค์การเพื่อให้เห็นช่องว่างของความแตกต่างระหว่างองค์การในปัจจุบันกับองค์การที่ควรจะเป็นในอนาคตหลังจากนั้นจะต้องมีการวิเคราะห์จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรคขององค์การเพื่อที่จะนำจุดแข็งขององค์การมาผลักดันการพัฒนาองค์การโดยมีกลไกการควบคุมทิศทางที่แน่นอนการพัฒนาองค์การจะต้องพิจารณาว่าองค์การที่จะพัฒนาเป็นแบบเปิดหรือแบบปิด ถ้าเป็นองค์การแบบเปิดทุกคนจะต้องมีส่วนร่วมแก้ปัญหาร่วมรับผิดชอบโดยเน้นที่เป้าหมายขององค์การเป็นหลัก ลักษณะโครงสร้างขององค์การจะเป็นแบบกว้างอาศัยการให้คำแนะนำมากกว่าสั่งการการบริหารงานลักษณะนี้ พนักงานจะมีความซื่อสัตย์และมีจิตสำนึกในความสำเร็จของงานมากกว่าตัวบุคคลแต่ถ้าหากองค์การเป็นแบบปิดหรือแบบระบบราชการการพัฒนาองค์การจะทำได้ยากลำบากทั้งนี้เนื่องมาจากมีการแบ่งงานตามหน้าที่ลักษณะงานซ้ำๆกันมีความรับผิดชอบตามหน้าที่ของหน่วยงานที่สังกัดอยู่มีสายการบังคับบัญชาในลักษณะแนวดิ่งยึดถือตัวบุคคลเป็นหลักไม่เน้นทีมงานและความสำคัญของงานลักษณะเช่นนี้พัฒนาได้ยากเนื่องจากมีแรงต้านมากเห็นแก่ญาติพวกพ้องครอบครัวผู้บริหารสูญเสียอำนาจมีความเกรงอกเกรงใจไม่สามารถบริหารงานให้บรรลุเป้าหมายได้สาเหตุที่องค์การจะต้องมีการพัฒนาเพื่อช่วยให้หน่วยงานมีกฎระเบียบน้อยลงและให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการแก้ปัญหาขจัดอุปสรรคในการติดต่อสื่อสารมุ่งเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์การและสร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของสนับสนุนให้ทำงานร่วมกันระหว่างแผนกเพื่อเป้าหมายขององค์การที่สูงขึ้นนอกจากนั้นยังเกิดจากแรงผลักดันภายในและแรงผลักดันภายนอกที่ทำให้องค์การต้องพัฒนาแรงผลักภายในหมายความถึงการเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์การเปลี่ยนโครงสร้างใหม่การเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมองค์การ ค่านิยม วัฒนธรรม ความอึดอัดในการทำงานความขัดแย้งในกฎระเบียบอัตราการเข้าออกของพนักงานสูงส่วนแรงผลักดันภายนอกได้แก่การเปลี่ยนแปลงในวงการธุรกิจเช่นการเปลี่ยนแปลงของตลาดการเปลี่ยนแปลงกำลังคนการขาดแคลนแรงงานการหันมาใช้เครื่องจักรการไม่สามารถบริการลูกค้าได้การเปลี่ยนผู้บริหารและการนำเทคโนโลยีใหม่เข้ามาใช้การพัฒนาองค์การจะต้องเปลี่ยนแปลงระบบทั้งหมดขององค์การ เช่น แรงงานคนโครงสร้างและระบบงานและปัญหาเทคโนโลยีโดยมีสิ่งแวดล้อมเป็นตัวประกอบเช่นสังคมการเมืองและเศรษฐกิจโดยมีแรงผลักดันภายนอกและภายในเป็นตัวกระตุ้นให้มีการปรับโครงสร้างเดิมให้ เป็นโครงสร้างใหม่ 

💢ความจำเป็นในการพัฒนาองค์การ

การบริหารงานเพื่อการปรับเปลี่ยนองค์การจะต้องคำนึงถึงความเป็นจริงโดยไม่คำนึงถึงศักดิ์ศรีและความต้องการของคนการบริหารงานระบบนี้จึงไม่ค่อยยอมรับคุณค่าและวิธีการทำงานของคนเพราะสายการบังคับบัญชากำหนดไว้แน่นอนตายตัวว่าจากใครถึงใครการแบ่งงานจะแบ่งตามความชำนาญเฉพาะอย่างการบรรจุเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่งขึ้นอยู่กับความสามารถส่วนความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลนั้นมีจำกัดแต่ละคนในหน่วยงานจึงใช้ความรู้ความสามารถและประสบการณ์ของตนเพื่องานของตนมากกว่าเพื่องานส่วนรวม 

Worren G Bennis 

ชี้ให้เห็นว่าคนมีการศึกษาสูงระบบการสื่อสารเจริญก้าวหน้า เทคโนโลยีการผลิตและการเปลี่ยนแปลงนโยบายทางการเมืองบ่อยประชาชนได้มีส่วนร่วมการเป็นประชาธิปไตยมากขึ้นขนาดขององค์การและความต้องการของผู้บริหารหรือสมาชิกในองค์การเพิ่มจำนวนมากขึ้นระบบการบริหารแบบเดิมเมื่อ 20 ปี ที่ผ่านมาไม่สามารถทำให้ทุกหน่วยขององค์การเจริญเติบโตได้เนื่องจากมีขั้นตอนการทำงานที่ยุ่งยากซับซ้อนเสียจนไม่อาจให้บความซับซ้อนของเทคโนโลยีใหม่ๆก็เช่นกันจำเป็นต้องฝึกฝนให้บุคลากรมีความรู้ความสามารถในการประสานกิจกรรมภายใน องค์การให้มากขึ้นในแง่ของค่านิยมของคนเราจะพบว่าคนมีอิทธิพลต่อระบบการทำงานขององค์การและมีอิทธิพลต่อพฤติกรรมการบริหารงานของผู้บังคับบัญชาอย่างมากเช่นคนในปัจจุบันมีแนวความคิดใหม่ๆสภาพแวดล้อมเป็นแรงจูงใจทำให้มีความคาดหวังว่าจะได้รับการตอบสนองทางจิตใจเพิ่มมากขึ้นแนวความคิดเกี่ยวกับอำนาจควรอยู่บนรากฐานของเหตุผลโดยอาศัยความร่วมแรงร่วมใจมากกว่าการกดขี่ข่มเหงทำให้เกิดความไม่กล้าและความเกรงใจ แนวความคิดเกี่ยวกับค่านิยมจะเปลี่ยนจากการมองคนเป็นเครื่องจักรให้กลายเป็นทำอย่างไรจึงจะทำงานร่วมกันได้อย่างมีความสุขการพัฒนาองค์การมิได้หมายถึงการพัฒนาแต่เฉพาะองค์การที่มีปัญหาเท่านั้นหากแต่องค์การที่มีความเจริญรุ่งเรืองอยู่แล้วก็ควรได้รับพัฒนาให้เจริญยิ่งขึ้นเพราะเมื่อใดที่คิดว่าองค์การของตนมีความเจริญและมีการพัฒนาที่ดีแล้วจึงหยุดนิ่งก็เท่ากับว่ากำลังเดินถอยหลังตลอดเวลาผู้บริหารจึงควรมีการพัฒนาองค์การอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอโดยอาศัยหลักการดังนี้

👉กำหนดเป้าหมาย (Goal Sating)

ควรมีการประชุม อภิปราย เพื่อกำหนดนโยบายร่วมกันทั้งฝ่ายผู้บริหารและสมาชิกในองค์การอย่างชัดเจน และตรงไปตรงมา

👉ความเข้าใจในสถานการณ์ (Understand Relations) 

ต้องอาศัยความเข้าใจร่วมกัน  เพราะความต้องการของบุคคลจะเป็นตัวอิทธิพลอย่างยิ่งต่อพฤติกรรมการทำงาน

👉การปรับปรุงสัมพันธ์ภาพ (Improving Relations)

การมีสัมพันธ์ภาพที่ดีต่อกันในองค์การถือเป็นผลพลอยได้ขององค์การแต่ไม่ว่าคนในองค์การจะมีสัมพันธภาพที่ดีต่อกันหรือไม่ก็ตามควรได้รับการเปิดเผยเพื่อให้ต่างฝ่ายได้รู้ถึงปัญหาเมื่อรู้ถึงปัญหาทุกคนจะพยายามปรับตัวเข้าหากันและตั้งใจทำงานมากขึ้น

👉ให้ทุกคนเข้ามามีส่วนร่วม

การดำเนินการ การแก้ปัญหา การตัดสินใจ การให้ความสนับสนุนและความร่วมมือทั้งนี้ควรคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลง การแก้ปัญหา ระบบการทำงานของมนุษย์ขึ้นอยู่กับดุลภาพของงาน (Balance of force) ภายในระบบของหน่วยงานนั้นๆ

👉Linking แนวยุทธศาสตร์การพัฒนาองค์การ

ความสามารถในการโน้มน้าวคนในหน่วยงานให้มีความเข้าใจที่ดีต่อกันมากที่ (Linking) แนวยุทธศาสตร์การพัฒนาองค์การ คือ ความสามารถในการโน้มน้าวคนในหน่วยงานให้มีความเข้าใจที่ดีต่อกันมากที่สุด 888

💢การเลือกขนาดขององค์การ (Choosing the span)

ผู้บริหารหรือผู้ประกอบการจะต้องศึกษาและพิจารณาถึงโครงสร้างขององค์การของตนเองว่ามีความซับซ้อนมากน้อย เพียงใด หรือมีสายการบังคับบัญชากี่ระดับชั้นซึ่งจะเป็นอุปสรรค์ต่อการรายงาน (Reporting) การปฏิบัติงาน (Operation) การสั่งการ (Directing) การควบคุม (Controlling) หรือไม่จำนวนชั้นเท่าไรจึงจะเหมาะสมเป็นที่คาดการณ์ได้ยาก Lyndall Urwick พบว่าสายการบังคับบัญชาที่มีขั้นตอนหรือระดับย่อยในการบังคับบัญชาที่ดีที่สุดคือ 4 ชั้น ส่วนระดับต่ำสุดขององค์การถูกมอบหมายให้รับผิดชอบต่อการทำหน้าที่เฉพาะหรือดูแลไม่ควรเกิน 8 หรือ  12 ชั้น ปัญหาของระดับชั้นขององค์การ (Problem with organization levels) มีแนวโน้มว่าการพิจารณาองค์การต้องวิเคราะห์ถึงประสิทธิภาพในการทำงานของแต่ละแผนกจากบนสุดถึงล่างสุดโดยวิธีการแบ่งกิจกรรมกันทำลดหลั่นลงมาโดยส่วนบนจะทำหน้าที่ในเรื่องของการวางแผนและการวิเคราะห์ส่วนล่างจะทำหน้าที่ในการปฏิบัติการถ้าสายการบังคับบัญชามีมากจะก่อให้เกิดปัญหาตามมาเป็นสิ่งไม่พึงประสงค์ขององค์การเช่นมีการใช้จำนวนบุคคลมากเกินไปทำให้เสียค่าใช้จ่ายในการจ้างงานและยังต้องซื้อสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆมากมายเช่นเครื่องอำนวยความสะดวกในสำนักงานทำให้ต้นทุนดำเนินงานสูงขึ้นนอกจากนี้ยังทำให้การติดต่อสื่อสารไม่สะดวกเนื่องจากมีความซับซ้อนการสื่อความหมายอาจผิดพลาดไปจากที่ต้องการการควบคุมดูแลไม่ทั่วถึงทำให้แผนงานที่วางไว้ไม่ประสบผลสำเร็จแต่ถ้าองค์การมีการจัดระดับองค์การที่สั้นเข้าการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้บริหารกับพนักงานทำได้โดยตรงโอกาสสื่อความผิดพลาดก็จะมีน้อยการควบคุมให้พนักงานปฏิบัติตามแผนก็ง่ายปัจจุบันองค์การส่วนใหญ่มักจะมีการ reengineering ภายในองค์การเพื่อให้เกิดความทันสมัยกระชับรวดเร็วสามารถที่ปรับตนเองให้เข้ากับสภาพแวดล้อมได้ทันการที่จะบอกว่าองค์การขนาดใดควรมีกี่ระดับชั้นการบังคับบัญชานั้นเป็นคำตอบที่ยากทั้งนี้ขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายอย่างที่มีผลกระทบกับปัจจัยมูลฐานเช่นความสามารถในการเรียนรู้การเข้ากับคนอื่นการสั่งการความซื่อสัตย์และการยอมรับนับถือ

👉การฝึกอบรม (Training of subordinates)

องค์การควรจะมีการฝึกอบรมผู้ใต้บังคับบัญชาอย่างเสมอเพื่อให้เกิดความชำนาญในการปฏิบัติงานนอกจากนี้ยังทำให้เกิดความสัมพันธ์ที่ดีต่อกันแต่การฝึกอบรมจะมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับลักษณะของงานที่ปฏิบัติอยู่ว่าเป็นงานลักษณะใดและขึ้นอยู่กับงบประมาณ

👉การมอบหมายอำนาจหน้าที่ต้องชัดเจน(Clarity of delegation of authority)

ผู้บริหารควรมอบหมายงานที่เห็นว่าสมควรให้ผู้ใต้บังคับบัญชาได้กระทำแทนและควรจะมอบหมายทั้งอำนาจและการตัดสินใจไม่ควรจะมอบแต่งานจะต้องมอบอำนาจให้เขาด้วยและการมอบหมายงานจะต้องชัดเจนว่าจะให้เขาทำอะไรและใช้เวลาในการทำนานเท่าไรแต่วิธีการทำควรให้เขาเป็นผู้คิดเองและควรให้คำแนะนำในกรณีที่เคยเกิดปัญหาหรือคาดว่าจะเกิดเท่านั้น

👉ความชัดเจนของแผน(Clarity of plan)

ผู้บริหารมีหน้าที่หลักในการวางแผนเพื่อจะได้วางแผนให้ครอบคลุมทุกสิ่งในองค์การไม่ว่าจะเป็นวัตถุประสงค์ ทรัพยากรต่างๆ อำนาจหน้าที่ของแต่ละฝ่าย กฎระเบียบต่างๆ ในองค์การ ผู้บริหารจะกำหนดไว้อย่างละเอียดและชัดเจน เพื่อไม่ให้ผู้ปฏิบัติเกิดการสับสน

👉การใช้จุดประสงค์มาตรฐาน(Use of objective standard)

ผู้จัดการจะต้องกำหนดวัตถุประสงค์ขององค์การให้แน่นอนและตั้งเป็นมาตรฐานเพื่อให้ผู้ปฏิบัติดำเนินการตามวัตถุประสงค์ได้อย่างถูกต้องแต่ในการกำหนดวัตถุประสงค์จะต้องสามารถปรับเปลี่ยนให้รับกับการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้น

👉เทคนิคการติดต่อสื่อสาร(Communication techniques)

ผู้บริหารควรมีทักษะในการติดต่อสื่อสารเพราะการมอบหมายงานจะประสบความสำเร็จ หรือไม่ ขึ้นอยู่กับการสื่อความหมายและเทคนิคในการสื่อสาร องค์การขนาดใหญ่มักจะมีข้อผิดพลาดในเรื่องของการสื่อสารที่คลาดเคลื่อนได้ ง่าย

👉จำนวนของการติดต่อระหว่างบุคคลในฝ่ายต่างๆ (Amount of personal contact needed)

ลักษณะโครงสร้างขององค์การแบบกว้างเหมาะสำหรับองค์การที่มีการติดต่อสื่อสารกันมาก ทั้งนี้เพราะจะช่วยให้ไม่เสียเวลาในการสื่อสารและยังลดความผิดพลาดลงได้

👉ความผันแปรของระดับขององค์การ(Variation by organization)

ระดับขององค์การอาจมีการเปลี่ยนแปลงไปตามกิจกรรมองค์การที่เพิ่มขึ้น เช่น มีการผลิตสินค้าหลายประเภทขึ้นองค์การก็จำเป็นจะต้องมีหน่วยย่อยต่างๆ เพื่อรองรับผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ ในหน่วยผลิตที่เพิ่มขึ้นนี้ผู้บริหารจะต้องเข้าไปควบคุมสั่งการให้ทั่วถึงด้วยเพื่อไม่ให้เกิดจุดบกพร่อง กระบวนการบริหารปัจจัย ส่งผลเมื่อมีการพัฒนาเปลี่ยนแปลงระบบใดๆ ในองค์การ ย่อมส่งผลกระทบต่อระบบอื่นในองค์การเสมอ มีผู้กล่าวว่าประสิทธิภาพของงานจะมุ่งตรงไปสู่ถนนที่ตัดผ่านการเปลี่ยนแปลง ดังนั้นหากมีการเปลี่ยนแปลงหรือพัฒนามักมีปัจจัยที่ส่งผลให้เกิดในสิ่งต่อไปนี้

เกิดบทบาทและเป้าหมายใหม่ขึ้นในองค์การ   

การประเมินค่าของคนในองค์การสูงขึ้น   

การวินิจฉัยสถานการณ์จะได้มาจากการสังเกตจากคนหลายกลุ่ม   

เกิดการแสวงหาการช่วยเหลือซึ่งกันและกัน   

เกิดการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม   

คนทุกคนในองค์การสามารถระบายความทุกข์ร้อนใจได้   

เกิดประสบการณ์ใหม่ขึ้น   

มีการประกาศเป้าหมายใหม่   

เริ่มมีการวางแผนเป็นระยะๆ   

สมาชิกเริ่มรู้ตัวเองว่ามีอะไรบ้างที่ตนยังไม่รู้   

ตัดสินใจร่วมกันและสำนึกดีว่า ต้องทำงานร่วมกัน ไม่ใช่ทำงานบนคน   

พบเป้าหมายที่เป็นจริง แต่ละคนมีความเสี่ยงมากขึ้น   

สามารถลบล้างระบบเก่า (Unfreezing) กลายเป็นเกิดสิ่งใหม่ๆขึ้น  

 👋ขอขอบคุณ :

💨https://zeenake.weebly.com

👋สืบค้นเมื่อวันที่ :

22 พฤศจิกายน 2560